<div dir="ltr"><div class="gmail_quote"><div lang="EN-US" link="blue" vlink="purple"><p>To Engineering Faculty and Staff,<br><br>Last year, University and Foundation were audited and paid millions of dollars of fine because faculty, or staff hired new people without having them complete the new employee sign-in process with the Center for Human Resources.  To comply with the regulations and to avoid paying fines, NO GRADER, OR STUDENT ASSISTANT CAN BE PAID UNLESS they complete a packet of forms, including the Employment Eligibility Verification Form (I-9 form).  Please work with your Department Coordinator in providing the information needed to start the hiring process.</p><p>For more detailed information, see the email below which I forwarded to you in August 2014.</p><p>Thanks,<br><br>Monte<span style="color:black;font-size:12pt"> </span></p><p class="MsoNormal" style="margin-bottom:12pt"><span style="font-size:12pt;font-family:'Times New Roman',serif">From: <b>Stephen Welter and Chukuka S. Enwemeka</b> <<a href="mailto:swelter@mail.sdsu.edu" target="_blank"><span style="color:blue">swelter@mail.sdsu.edu</span></a>><br>Date: Fri, Aug 29, 2014 at 11:13 AM<br>Subject: Important Compliance Information<br>To: <br><br><u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="font-size:12pt;font-family:'Book Antiqua',serif">August 29, 2014</span><span style="font-size:12pt;font-family:'Times New Roman',serif"><u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><b><span style="font-size:12pt;font-family:'Book Antiqua',serif"> </span></b><span style="font-size:12pt;font-family:'Times New Roman',serif"><u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><b><span style="font-size:12pt;font-family:'Book Antiqua',serif">To:</span></b><span style="font-size:12pt;font-family:'Book Antiqua',serif">         SDSU Faculty</span><span style="font-size:12pt;font-family:'Times New Roman',serif"><u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="font-size:12pt;font-family:'Times New Roman',serif"><u></u> <u></u></span></p><p class="MsoNormal"><b><span style="font-size:12pt;font-family:'Book Antiqua',serif">From:</span></b><span style="font-size:12pt;font-family:'Book Antiqua',serif">     Steve Welter, Vice President for Research & Dean of the Graduate School   </span><span style="font-size:12pt;font-family:'Times New Roman',serif"><u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="font-size:12pt;font-family:'Book Antiqua',serif">                Chukuka S. Enwemeka, Provost and Senior Vice President</span><span style="font-size:12pt;font-family:'Times New Roman',serif"><u></u><u></u></span></p><div class="MsoNormal" align="center" style="text-align:center"><span style="font-size:12pt;font-family:'Book Antiqua',serif"><hr size="2" width="100%" align="center"></span></div><p class="MsoNormal"><span style="font-size:12pt;font-family:'Book Antiqua',serif">As you know from the multiple messages you have received from the SDSU Research Foundation over the last few months, it is important for all new employees hired on research foundation funds to visit its human resources office BEFORE they begin conducting any work for your grant, project or contract<b><i>.  It is imperative that you and your staff comply with this policy. </i></b></span><span style="font-size:12pt;font-family:'Times New Roman',serif"><u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="font-size:12pt;font-family:'Times New Roman',serif"><u></u> <u></u></span></p><p class="MsoNormal"><b><span style="font-size:12pt;font-family:'Book Antiqua',serif">Background</span></b><span style="font-size:12pt;font-family:'Book Antiqua',serif"><br>Tighter requirements were implemented in 2009 for employers with government contracts.  Federal law requires these employers, including SDSU Research Foundation, to utilize the Department of Homeland Security’s E-Verify system to verify that their employees are eligible to work in the U.S.  Because the Research Foundation and the campus are separate legal entities, federal law requires that I-9 Employment Eligibility forms be completed separately by each hiring unit any time an employee is hired.</span><span style="font-size:12pt;font-family:'Times New Roman',serif"><u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="font-size:12pt;font-family:'Times New Roman',serif"><u></u> <u></u></span></p><p class="MsoNormal"><b><span style="font-size:12pt;font-family:'Book Antiqua',serif">Documentation<br></span></b><span style="font-size:12pt;font-family:'Book Antiqua',serif">Employees may not begin work until they have documented that they are eligible to work in the U.S. by completing an “I-9 Employment Eligibility” form and provided supporting documentation. Information about what documents may be used can be found at this link:   </span><span style="font-size:12pt;font-family:'Times New Roman',serif"><a href="http://www.uscis.gov/i-9-central/acceptable-documents" target="_blank"><span style="font-family:'Book Antiqua',serif;color:blue">http://www.uscis.gov/i-9-central/acceptable-documents</span></a></span><span style="font-size:12pt;font-family:'Book Antiqua',serif">.  Documentation must be provided in person to the research foundation’s HR office.  An employee whose employment eligibility cannot be satisfactorily verified will not be employed.</span><span style="font-size:12pt;font-family:'Times New Roman',serif"><u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="font-size:12pt;font-family:'Times New Roman',serif"><u></u> <u></u></span></p><p class="MsoNormal"><b><span style="font-size:12pt;font-family:'Book Antiqua',serif">Audit</span></b><span style="font-size:12pt;font-family:'Book Antiqua',serif"><br>The U.S. Immigration and Customs Enforcement (ICE) oversees compliance of this law. The results of a recent I-9 ICE audit found that the Research Foundation did not fully comply with regulations regarding the processing of employee I-9 forms.  This means that in spite of education efforts, some faculty allowed individuals to begin work at their facilities before SDSURF HR was notified and new hires sometimes failed to report to HR in a timely manner.<span style="color:black">   </span></span><span style="font-size:12pt;font-family:'Times New Roman',serif"><u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="font-size:12pt;font-family:'Times New Roman',serif"><u></u> <u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="font-size:12pt;font-family:'Book Antiqua',serif">These findings have resulted in ICE proposing a significant financial fine, which the Research Foundation is currently appealing.</span><span style="font-size:12pt;font-family:'Times New Roman',serif"><u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="font-size:12pt;font-family:'Times New Roman',serif"><u></u> <u></u></span></p><p class="MsoNormal"><b><span style="font-size:12pt;font-family:'Book Antiqua',serif">Non-compliance<br></span></b><span style="font-size:12pt;font-family:'Book Antiqua',serif">Your compliance with this policy is critical for the success of SDSU’s research program.  Penalties like those being proposed are extremely detrimental - weakening the ability of the Research Foundation to provide important services, and risking the ability of the university to garner future federal funds for research.</span><span style="font-size:12pt;font-family:'Times New Roman',serif"><u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="font-size:12pt;font-family:'Times New Roman',serif"><u></u> <u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="font-size:12pt;font-family:'Book Antiqua',serif">Continued non-compliance will result in even more serious consequences including additional multi-million dollar fines, personal liability, and the loss of the ability to receive federal grants and contracts.</span><span style="font-size:12pt;font-family:'Times New Roman',serif"><u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="font-size:12pt;font-family:'Times New Roman',serif"><u></u> <u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="font-size:12pt;font-family:'Book Antiqua',serif">The Research Foundation will be implementing the following changes:</span><span style="font-size:12pt;font-family:'Times New Roman',serif"><u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal" style="margin-left:0.75in"><span style="font-size:12pt;font-family:'Book Antiqua',serif">1)</span><span style="font-size:7pt;font-family:'Times New Roman',serif">    </span><span style="font-size:12pt;font-family:'Book Antiqua',serif">new software starting on Oct. 1, 2014 to ensure timely tracking and response for all new hires, </span><span style="font-size:12pt;font-family:'Times New Roman',serif"><u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal" style="margin-left:0.75in"><span style="font-size:12pt;font-family:'Book Antiqua',serif">2)</span><span style="font-size:7pt;font-family:'Times New Roman',serif">    </span><span style="font-size:12pt;font-family:'Book Antiqua',serif">Elimination of the temporary employment appointment form (TEAF) and Special Pay form</span><span style="font-size:12pt;font-family:'Times New Roman',serif"><u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal" style="margin-left:0.75in"><span style="font-size:12pt;font-family:'Book Antiqua',serif">3)</span><span style="font-size:7pt;font-family:'Times New Roman',serif">    </span><span style="font-size:12pt;font-family:'Book Antiqua',serif">Conducting training sessions during the month of September to educate all PIs about the updated processes</span><span style="font-size:12pt;font-family:'Times New Roman',serif"><u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal" style="margin-left:0.75in"><span style="font-size:12pt;font-family:'Book Antiqua',serif">4)</span><span style="font-size:7pt;font-family:'Times New Roman',serif">    </span><span style="font-size:12pt;font-family:'Book Antiqua',serif">Automation of thehiring and onboarding process to make it easier for hiring managers and new employees to complete their new hire paperwork, including the I-9 form</span><span style="font-size:12pt;font-family:'Times New Roman',serif"><u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal" style="margin-left:0.75in"><span style="font-size:12pt;font-family:'Book Antiqua',serif">5)</span><span style="font-size:7pt;font-family:'Times New Roman',serif">    </span><span style="font-size:12pt;font-family:'Book Antiqua',serif">Implementation of new software called I-9 Tracker, which will eliminate technical errors (not time errors) in completing the I-9 form.  A link to the I-9 Tracker will be included in all employee offer letters, stressing the importance of submitting I-9 documentation before they actually start working.</span><span style="font-size:12pt;font-family:'Times New Roman',serif"><u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="font-size:12pt;font-family:'Book Antiqua',serif">We are confident that we can rely on you to comply with this im<a name="14a637be732e8cae_14822f96a87d67c4_14822e3116406f9f_14822e"></a>portant policy. Thank you.</span><span style="font-size:12pt;font-family:'Times New Roman',serif"><u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal" style="margin-bottom:12pt"><span style="font-size:12pt;font-family:'Times New Roman',serif"><u></u> <u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="font-size:12pt;color:black"><u></u> <u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="font-size:12pt;color:black"><u></u> <u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="font-size:12pt;color:black"><u></u> <u></u></span></p><p class="MsoNormal"><b><span style="color:black"><u></u> <u></u></span></b></p><p class="MsoNormal"><span style="font-size:14pt;font-family:'Californian FB',serif">Jacqueline Lane<u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="font-size:14pt;font-family:'Californian FB',serif">SDSU – Engineering<u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="font-size:14pt;font-family:'Californian FB',serif">Administrative Analyst<u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="font-size:14pt;font-family:'Californian FB',serif">Phone <a href="tel:619%20594-3480" value="+16195943480" target="_blank">619 594-3480</a><u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="font-size:14pt;font-family:'Californian FB',serif">Fax <a href="tel:619%20594-6005" value="+16195946005" target="_blank">619 594-6005</a><u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><u></u> <u></u></p></div></div><br clear="all"><div><br></div>-- <br><div class="gmail_signature"><div dir="ltr"><br><br>--<br>Morteza Monte Mehrabadi<br>Dean<br>College of Engineering<br>San Diego State University<br>San Diego, CA  92182-1326<br>Email: <a href="mailto:mehrabadi@mail.sdsu.edu" target="_blank">mehrabadi@mail.sdsu.edu</a><br>Office:(619)594-6061<br>Fax:(619)594-6005<br><u><a href="http://www.engineering.sdsu.edu/engineering/" target="_blank">http://www.engineering.sdsu.edu/engineering/</a></u><br></div></div>
</div>
<br />-- 
<br />This message has been scanned for viruses and
<br />dangerous content by
<a href="http://www.mailscanner.info/"><b>MailScanner</b></a>, and is
<br />believed to be clean.