<div dir="ltr"><div data-smartmail="gmail_signature" style="font-size:12.8px"><div><br></div><div><br></div><div>As the College secretary, I am forwarding this message that I received from the dean at his request.</div><div><br></div><div>Thanks</div><div><br></div><div>Sooby</div><div><br></div><div><span style="font-size:12.8px">Dear Colleagues:</span><br></div><div><span style="font-size:12.8px"><br></span></div><div><span style="font-size:12.8px"><br></span></div><div>We need to amend the CoE Policy to include a voting policy by email. Any such motion should be distributed to faculty at least five working days prior to the meeting unless the rule is waived by two-thirds of those present and voting. </div><div><br></div><div>Here is the first draft of an amendment to the CoE Bylaws, Section B-3 Voting (the text in red font is new): </div><div><br></div><b>"B-3 Voting</b></div><div data-smartmail="gmail_signature" style="font-size:12.8px"><b><br>Normally, Robert’s Rules of Order shall govern the voting procedure. However, in the event a motion for a secret ballot vote is made and seconded, the chair shall conduct a secret ballot vote.</b></div><div data-smartmail="gmail_signature" style="font-size:12.8px"><b><br></b></div><div data-smartmail="gmail_signature" style="font-size:12.8px"><font color="#ff0000"><b>1.</b><u> <b>Voting b</b></u><u><b>y Email</b></u></font></div><div data-smartmail="gmail_signature" style="font-size:12.8px"><b><br><font color="#ff0000">1.1  Faculty Assembly actions may be taken by written consent when two-thirds of the electorate of the Assembly have indicated they are in favor of the action and will be available to sign and return a written consent.</font><br><br><font color="#ff0000">1.2  The following factors will be considered by t</font></b><b><font color="#ff0000">he Dean</font></b><b><font color="#ff0000"> before determining whether to ask for an action by written consent:</font><br><br><font color="#ff0000">  (a) Whether the action is a routine action, e.g., approval of the minutes.</font><br><br><font color="#ff0000">  (b) Whether the decision would be better made after further discussion.</font><br><br><font color="#ff0000">  (c) How soon a decision is required.</font><br><br><font color="#ff0000">1.3  If after considering the above factors, the Dean determines it would be best to take the action by two-thirds majority written consent, the Dean may have the Secretary draft the proposed action and email it to Faculty Assembly.</font><br><br><font color="#ff0000">1.4  Each faculty shall electronically sign and submit the written consent to the Secretary by email <span class="" tabindex="0"><span class="">within 24 hours</span></span> unless another deadline is provided in the email.</font><br><br><font color="#ff0000">1.5  Upon the Secretary's receipt and verification of all written consents approving the action, the action is duly approved. The Secretary will confirm whether the action has passed or failed by email to all faculty and will record the ratification in the minutes of the next faculty meeting."</font></b></div><div data-smartmail="gmail_signature" style="font-size:12.8px"><b><font color="#ff0000"><br></font></b></div><span style="font-size:12.8px">At our Retreat </span><span class="" tabindex="0" style="font-size:12.8px"><span class="">on Monday</span></span><span style="font-size:12.8px">, before bringing this motion to the floor, I will be seeking your approval for waiving the 5-day rule.</span><div data-smartmail="gmail_signature" style="font-size:12.8px"></div><div style="font-size:12.8px"><br></div><div style="font-size:12.8px">Thanks,</div><div style="font-size:12.8px"><br></div><div><div class="gmail_signature" data-smartmail="gmail_signature"><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div><br></div><div>Monte</div><div><br></div></div></div></div></div></div>
</div>